四大审计师告诉你“再三确认”的重要性!

摘要: 职场上保护自己的武器有很多,再三确认可能是最基本最简单的一个。这条貌似很简单,可是在操作时,却经常被大家忽略

09-09 09:40 首页 四大新鲜事儿

职场上保护自己的武器有很多,再三确认可能是最基本最简单的一个。


这条貌似很简单,可是在操作时,却经常被大家忽略,当再三确认养成一个习惯时,很多没必要的麻烦就已经被轻巧地躲闪过去了。


有些人天生自带谨慎小心属性,有些人却天生大条不拘小节,可身在职场,需要遵守其中的一些规则,减少犯错的次数。


错误,每个人不可避免,犯错本身也是我们成长之路上必经的过程,从错误中总结教训,得到经验,更加稳健向前。当然愚蠢的错误,还是尽量避免为好。


每个人在不同的环境下,呈现出不同的特性,老板眼中的你与朋友眼中的你,可能是截然不同的两个人。当一个人进入职场的时候,keep real很重要,但收敛任性的自己,展示专业的素养更紧要。


邮件,在大公司看来是最常见的沟通方式。汇报工作、沟通问题、发布任务等都是通过邮件的形式进行。邮件也分为了日常沟通与正式邮件两大类,即使是日常沟通也为日后留下证据,正式邮件的措辞则会显示了一个人的职业素养。


发出对外的邮件,如果对象是领导、团队、客户时,需要格外注意,做到再三确认。


给领导邮件时,即使任务很难缠,本着解决问题的态度,说明困难,以及自己的做法,从邮件中最好不要体现出自己的抵抗情绪。我有个同事,每次给老板发邮件前,都会通读一遍,看看事情叙述是否清楚,措辞是否到位。


发通知性质邮件更要小心。

之前在一个大项目的CT(center team)做审计,对接的是全国不同事务所的几十个团队的成员,人数达上百人,与其对接方式主要以邮件方式,通知类邮件,一旦事情没说清楚,或者表述容易产生误解,发出后将会产生无穷尽的连带问题,不得不搭上很多时间去补救解答。对于这种邮件,涉及多方信息,更需要再三确认。


当给客户发邮件时,每次邮件都展示了公司的形象,更有重要信息的交换。刚入职那一年,有个小伙伴做一个多家子公司的审计,在给其中一个子公司财务发邮件时,转发了另一个子公司人事部门提供的工资清单,要求对方提供类似信息,并且抄送了子公司的领导。工资是一个公司非常敏感的信息,不同员工不同部门之间都是保密的。当对方收到时,客户领导层炸了,直接去找了合伙人进行了投诉,要求对该员工做出惩罚...


发出邮件时,再三确认的不仅仅有措辞,还有最本质的内容。当点击发送时,通读一遍,稍微经过一下大脑,可能会省去一些笑话。说出来都不太相信,我小朋友那年,有次跟客户发邮件,作为撤场前的最后一个总结性邮件,抄送了两边的经理与现场负责人,那个项目跟客户发的邮件很少,抄送两边领导的也就那一封。不知是手抖还是怎么,我上来第一句话就是:“XX你好,我不是&%¥公司的Vivian...”对,没有看错,写的:我不是..... 就这么发了出去。发出去的瞬间,猛然看到了不是的字眼,拔网线也来不及了,恨不得找个地缝儿钻进去。三分钟后,sic(审计现场负责人)打来电话:“Vivian,你的邮件...不过没关系啦,估计领导们笑笑也就过去了”


多么痛的领悟。所有的事情,在你点击了send的那一瞬间,就再也无法修改撤回,而必须为自己的言语负责。


并不是级别高的人就能避免这种错误,前段时间,前经理就一个事情给各个合伙人发邮件,发出去后,只听到她一声惊呼:啊...忘记写邮件标题了...抄送了各位大佬的邮件忘记写标题了....


再三确认,更准确地说是一种严谨的工作态度和习惯。并非做事畏首畏尾,而是避免愚蠢错误的最简单的办法。


尤其对于刚入职的小朋友,再三确认可能是让你减少自责机会的最有效的办法。发邮件如此,当微信逐渐被工作内容占领成为新型工作交流工具时,微信上的内容亦如是,尤其当微信截图如此流行的现在,有些时候需要提醒自己牢记谨言慎行,因为职场从来不是自由轻松的地方呀。


身在职场,你的所作所为所言所行都会成为个人的标签,被打上属于自己的烙印,唯有用心经营,方得始终。




除了职场,任何一个公文再三确认都是最基本的要求,该篇文章发出前确认不到位,发出后发现摘要有个错别字,强迫症删除,造成局部误解,伤害了粉丝的感情,大家一定要以我为戒呀。


2017年的九月已经来了呀,亲爱的小伙伴,年度计划完成了多少啦~~

新的一周快乐??


来源公众号:高岸岸岸   已获作者授权


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